Wer kennt es nicht? Beim Gründen könnte alles so schön sein. Wären da nicht Steuerklärung, Buchhaltung und Co. Wusstest Du, dass eine selbsterstellte Rechnung in Word revisionssicher archiviert werden muss? Wir erklären Dir warum und welche Tools Du nutzen kannst.
Wer Word oder Excel als „Buchhaltungssoftware“ verwendet aufgepasst. Du kannst die Rechnung zwar in Word erstellen, aber einfach auf dem Laufwerk zu speichern, ist nicht mehr erlaubt. Der Grund: Die damit erstellten Dateien lassen sich im Nachhinein manipulieren. Wer auf ein Dokumenten-Management-System (DMS) verzichten möchte, kann in eine Buchhaltungssoftware investieren. Diese erfüllt nämlich automatisch alle gesetzlichen Auflagen.
Hier findest Du eine Übersicht und einen Test von „bezahlbaren“ Softwareprogrammen, die auch mit geringen Kenntnissen anwendbar sind.
Die genaue Definition des Begriffs "revisionssicher":
„Revisionssichere Archivierung“ bedeutet grundsätzlich, dass die abgelegten Daten vor einer nachträglichen Abänderung geschützt sind und es zu keiner Manipulation im Archiv kommt. Gleichzeitig werden die Informationen somit nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert. Die Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv und revisionssichere Aktenführung sind in der GoBD festgelegt.
(Quelle: https://www.buchhaltung-einfach-sicher.de/buchhaltung/archivierung, abgerufen am 18.01.2023)